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Aktion Mensch

Papierloses Büro – Gremienmanagement per iPad

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0,6 kg Tablet ersetzt 6,0 kg Akten

Stefan Sandner

Leiter Grundsatz und Strategie Förderung
Aktion Mensch e. V.

Statt 3-4 Aktenordner pro Sitzungs-Teilnehmer kommt nun jeder mit einem iPad aus! Und zusätzlich ist auch das Handling während der Sitzungen effizienter und komfortabler geworden.

Fakten

iPad-App für Sitzungsdokumente

Sicheres Dokumentenmanagement für Sitzungen

  • Verschlüsselte Daten- und Dokumentschnittstelle via Webservice
  • Synchronisation mit eigenen Servern
  • Integration eines bestehenden Förder-Antragsmanagementsystems
  • VoiceOver
  • Entwicklungsbeginn vor Verkaufsbeginn des iPads

Förderung App – Mobile Sitzungsdokumente

Zu viele Ordner und ein "ewiges Geblättere"

Ausgangssituation

  • Bis zu 3 Aktenordner mit ausgedruckten Förderanträgen für jedes Sitzungsmitglied verschiedener Gremien der Aktion Mensch pro Sitzung

Tragekomfort trifft Bedienkomfort

Aufgabenstellung

  • Elektronische Sitzungsdokumente sind jederzeit an jedem Ort verfügbar
  • Tagesordnung und Anträge werden online synchronisiert
  • Notizen zu Anträgen auf verschiedenen Geräten sind überall einsehbar

Sitzungs-App für Elektronische Tablets

Lösungsansatz

  • Anträge werden als barrierefreie PDF-Dokumente generiert
  • Tagesordnung und zugehörige Anträge stehen sowohl über eine Webplattform (online) als auch in der iPad-App (online und offline) jederzeit aktuell zur Verfügung
  • Sitzungsteilnehmer können die Dokumente mobil lesen und mit Notizen versehen
  • Datensynchronisierung beschleunigt den Workflow

Überwältigende Akzeptanz

Ergebnis

  • Problemlose Einführung der App
  • Die Übergangsphase mit Parallelbetrieb von papierbasierten Anträgen und der iPad-App "Förderung" wurde aufgrund der unmittelbaren Akzeptanz direkt nach der ersten Sitzung mit der App beendet
  • Sitzungsteilnehmer haben die App sofort schätzen und lieben gelernt
  • Voice-Over Technologie macht die App auch für sehbehinderte Menschen einfach bedienbar