Aktion Mensch
Papierloses Büro – Gremienmanagement per iPad
Feedback
0,6 kg Tablet ersetzt 6,0 kg Akten
Stefan Sandner
Leiter Grundsatz und Strategie Förderung
Aktion Mensch e. V.
Statt 3-4 Aktenordner pro Sitzungs-Teilnehmer kommt nun jeder mit einem iPad aus! Und zusätzlich ist auch das Handling während der Sitzungen effizienter und komfortabler geworden.
Sommer 2017
Fakten
iPad-App für Sitzungsdokumente
Sicheres Dokumentenmanagement für Sitzungen
- Verschlüsselte Daten- und Dokumentschnittstelle via Webservice
- Synchronisation mit eigenen Servern
- Integration eines bestehenden Förder-Antragsmanagementsystems
- VoiceOver
- Entwicklungsbeginn vor Verkaufsbeginn des iPads
Förderung App – Mobile Sitzungsdokumente
Zu viele Ordner und ein "ewiges Geblättere"
Ausgangssituation
- Bis zu 3 Aktenordner mit ausgedruckten Förderanträgen für jedes Sitzungsmitglied verschiedener Gremien der Aktion Mensch pro Sitzung
Tragekomfort trifft Bedienkomfort
Aufgabenstellung
- Elektronische Sitzungsdokumente sind jederzeit an jedem Ort verfügbar
- Tagesordnung und Anträge werden online synchronisiert
- Notizen zu Anträgen auf verschiedenen Geräten sind überall einsehbar
Sitzungs-App für Elektronische Tablets
Lösungsansatz
- Anträge werden als barrierefreie PDF-Dokumente generiert
- Tagesordnung und zugehörige Anträge stehen sowohl über eine Webplattform (online) als auch in der iPad-App (online und offline) jederzeit aktuell zur Verfügung
- Sitzungsteilnehmer können die Dokumente mobil lesen und mit Notizen versehen
- Datensynchronisierung beschleunigt den Workflow
Überwältigende Akzeptanz
Ergebnis
- Problemlose Einführung der App
- Die Übergangsphase mit Parallelbetrieb von papierbasierten Anträgen und der iPad-App "Förderung" wurde aufgrund der unmittelbaren Akzeptanz direkt nach der ersten Sitzung mit der App beendet
- Sitzungsteilnehmer haben die App sofort schätzen und lieben gelernt
- Voice-Over Technologie macht die App auch für sehbehinderte Menschen einfach bedienbar