PROANDI Fördermittelbuchhaltungs-Anbindung
Schnittstelle für Microsoft Dynamics 365 Business Central
Hilfe zur Einrichtung
Über diese App
PROANDI digitalisiert Antrags- und Förderverfahren in Verwaltungen und Stiftungen – medienbruchfrei, barrierefrei und DSGVO-konform. Die PROANDI Schnittstelle zu Microsoft Dynamics 365 Business Central sorgt für einen durchgängigen, zuverlässigen Datenfluss zwischen Antragsmanagement und Finanzwesen.
Buchungsrelevante Vorgänge werden automatisch übernommen, Status synchron gehalten und manuelle Abstimmungen reduziert. Das entlastet Fach- und Finanzbereiche spürbar, erhöht die Prüfbarkeit und schafft Transparenz über den gesamten Lebenszyklus eines Antrags. Organisationen profitieren von konsistenten Finanzdaten, klaren Zuständigkeiten und einer sicheren Verzahnung ihrer Systeme.
ISO 9001 – GoBD – 100 % Datenhosting in Deutschland mit grüner Energie – Software made in Germany – souverän im Code
Bei Fragen zur Einrichtung wenden Sie sich bitte an PROUNIX – info@prounix.de
Allgemein
Diese Seite beschreibt die Einrichtung und Anwendung des Moduls PROANDI Förderbuchhaltung von PROUNIX.
Die App setzt technisch voraus, dass OPplus installiert und eingerichtet ist, sodass der erweiterte Ausgleich genutzt werden kann.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Support der PROUNIX: PROUNIX GmbH – Heinemannstraße 34 | D 53175Bonn | Telefon: +49 (0)228 18466-0 | E-Mail: info@prounix.de | www.prounix.de
Einrichtung
Es wird empfohlen, die Einrichtung über die unterstützten Setups auszuführen, da hierbei allgemeine Einrichtungsdaten erzeugt werden. Falls bestimmte Einrichtungsdaten für ihren Fall nicht passen, können diese im nachhinein in der PROANDI Einrichtung angepasst werden.
Die Dimension „BEWILLIGUNG“ und der Herkunftscode „FÖRDERUNG“ werden bei der Installation der App automatisch angelegt. Zusätzlich wird für die Aufgabenwarteschlange die Kategorie „PROANDI“ angelegt, mit der die Buchungsaufträge aus PROANDI automatisch verbucht werden.
Unterstützende Systemeinstellungen:
1. Starten unter: „Unterstützte Setups“ → „Mit anderen Systemen verbinden“ → „PROANDI Einrichtung“
2. Auswahl der Option „Allgemeine Einrichtungsdaten erzeugen“ auswählen. Falls die Einrichtung als Demo auf der Sandbox erfolgen soll, kann die Option „Demodaten erzeugen“ ausgewählt werden.
3. Auf der zweiten Seite können weitere Einrichtungsdaten festgelegt werden. Eine Beispieleinrichtung ist im nachfolgenden Screenshot ersichtlich.
4. Auf der letzten Seite des Einrichtungsassistenten können die PROANDI Webservice Daten hinterlegt werden. (Für eine Demo der App ist ein PROANDI System nicht zwingend notwendig.)
5. Nach erfolgreicher Basiseinrichtung der App, können nun weitere Einrichtungsdaten in der „Förderbuchhaltung Einrichtung“ ergänzt werden. Diese ist in den Buchhalter oder OPplus Rollencenter verfügbar.
Im Bereich „Buchungsmatrix“ können nun die individuellen Sachkonten Ihres Kontenplans, je Mittelvorgangstyp, eingetragen werden. Zusätzlich können Sie den Belegnr. Suffix oder die Belegart nach Ihren Buchungspräferenzen anpassen.
Einrichtungsfelder
| Feldbezeichnung | Beschreibung | Standardbelegung |
|---|---|---|
| Bewilligung Dimension | Festwert. Die Dimension „BEWILLIGUNG“ wird für die Zuordnung der Buchungen zu einem Antrag benötigt. | BEWILLIGUNG |
| Kreditorenbuchungsgruppe | Die Kreditorenbuchungsgruppe für Antragsteller. | FÖRDERUNG |
| Präfix Antragsteller | Präfix für die Anlage von neuen Antragsteller zur besseren Identifizierung bei Buchungen. | AST |
| Buchblattvorlage | Buchblattvorlage für die automatische Verbuchung. Hier wird zusätzlich in OnPrem der automatische Ausgleich aktiviert. | SC_PROANDI |
| Buchblattname | Buchblattname für die automatische Verbuchung. | STANDARD |
| Bewilligungskürzel | Kürzel für Bewilligungsbuchung. Wird als Belegnr. Suffix und für das Abwandeln von Kennzeichen benötigt. | BW |
| Rückläuferkürzel | Kürzel für Rückläuferfähigkeit. Wird im Feld „Abwartend“ gesetzt, solange eine Auszahlung nicht erfolgt. | RLF |
| Suffix Rückforderung | Belegsuffix für Rückforderungen, zur besseren Unterscheidung der Buchungsposten. (Bewilligungsnummer)-RF | -RF |
| Suffix Ertrag | Belegsuffix für die Ertragsbuchung, zur besseren Unterscheidung der Buchungsposten. (Bewilligungsnummer)-E | -E |
| Zahlungstext 1 | Zahlungstext für die Bezeichnung der initialen Verbindlichkeit (Bewilligung). | Geplante Auszahlung %1 |
| Zahlungstext 2 | Zahlungstext für den Auszahlungsbetrag an Antragsteller. | Auszahlung %1 |
| Auszahlungsformcode | Optional. Hiermit können Sie einen Auszahlungsformcode ein, den Sie für Auszahlungen aus der Förderung verwenden möchten. | |
| Zahlungsformcode | Optional. Hiermit richten Sie einen Zahlungsformcode ein, den Sie für Auszahlungen aus der Förderung verwenden möchten. | |
| Bankbuchungsfilter | Optional. Wenn Sie mehrere Bankkonten verwenden und Zahlungen zu Rückforderungen/Rückläufern nur über ein bestimmtes Bankkonto laufen sollen, wird hier ein Filter zur Eingrenzung gesetzt. | |
| Herkunftscode | Herkunftscode zur Identifizierung der Buchungen aus PROANDI | PROANDI |
Buchungsaufträge
Buchungsaufträge bilden die einzelnen Mittelvorgänge ab, die aus PROANDI zu einem Antrag ausgeführt werden. Sie können zentral in der Liste „Buchungsaufträge“ eingesehen und verwaltet werden. Die Verarbeitung erfolgt automatisch über eine separate Aufgabenwarteschlange.
Im Fehlerfall ist der jeweilige Status in der Liste sichtbar. Der betroffene Buchungsauftrag kann anschließend neu gestartet oder beendet werden.
Die Verarbeitung läuft asynchron ab. Nur technische Fehler (z. B. fehlende Pflichtfelder) werden direkt als Rückmeldung an PROANDI gesendet. Fachliche Fehler werden in den Buchungsaufträgen protokolliert und können anschließend von der Buchhaltung bearbeitet werden.
Verfügbare Mittelvorgänge in der PROANDI-App
Bewilligung
Sobald ein Antrag bewilligt ist, werden die Antragstellerdaten an Business Central übertragen. Falls noch kein entsprechender Kreditor vorhanden ist, wird dieser dort neu angelegt. Anschließend erfolgt die Verbuchung auf dem Kreditorenkonto sowie auf dem in der PROANDI-Einrichtung hinterlegten Gegenkonto (Aufwandskonto).
Aufstockung
Eine „Aufstockung“ erweitert die bestehende Verbindlichkeit (Bewilligung) um den zusätzlichen Betrag. In Business Central wird dafür eine weitere Verbindlichkeitsbuchung erstellt.
Reduzierung
Bei einer „Reduzierung“ wird die Verbindlichkeit einer zuvor verbuchten Bewilligung um den entsprechenden Betrag verringert. Zusätzlich erfolgt ein Ausgleich, sodass der Reduzierungsbeleg abgeschlossen und die Restbewilligung entsprechend angepasst wird.
Auszahlung
Die Auszahlung erzeugt in Business Central zwei Buchungen:
- Reduzierung der ursprünglichen Verbindlichkeit aus der Bewilligung.
- Erstellung einer Auszahlung auf dem Kreditorenkonto.
Darüber hinaus wird eine Einzelzahlung mit Bankverbindung angehängt, die durch die Buchhaltung über den Standard-OPplus-Zahlungsverkehr ausgeführt werden kann.
Rückforderung
Mit einer „Rückforderung“ können zu viel gezahlte Mittel als Forderung gegenüber dem Antragsteller verbucht werden. Die Gegenbuchung erfolgt auf einem Ertragskonto.
Abschluss
Beim „Abschluss“ wird der verbleibende Restbetrag einer Bewilligung auf ein Ertragskonto gebucht. Damit ist der Antrag abgeschlossen.
Antragsteller
Antragsteller werden in Business Central als Kreditorenkonten geführt und einer separaten Kreditorenbuchungsgruppe zugeordnet. Zur besseren Identifizierung wird der Antragsstellernummer zusätzlich ein Präfix vorangestellt.
Die PROANDI-App für Business Central stellt für Antragsteller drei spezielle Listen bereit:
- Eine gefilterte Kreditorenübersicht im Menüpunkt „Förderbuchhaltung“
- Die Liste „Antragstellerposten“, die zusätzlich mit dem Feld der Dimension „BEWILLIGUNG“, ergänzt wurde.
- Die Liste „Sachposten nach Bewilligung“, die alle Sachposten für eine bestimmte Bewilligungsdimension ausgibt.
FAQ
Welche Daten werden über die Schnittstelle übertragen?
Die PROANDI Schnittstelle verbindet das fachliche Antrags- und Fördermanagement in PROANDI direkt mit Microsoft Dynamics 365 Business Central. Sie ermöglicht den strukturierten Austausch buchungsrelevanter Daten zwischen Fachverfahren und Finanzsystem und unterstützt einen durchgängigen digitalen Prozess ohne Medienbrüche vom Antrag bis zur finanziellen Abwicklung.