Die Auswahl einer Fördermanagement-Software ist eine langfristige Entscheidung. Dabei gilt: Mehr Funktionen bedeuten nicht automatisch mehr Effizienz. Überladene Systeme können Prozesse unnötig komplex machen und Mitarbeitende zusätzlich belasten.
PROUNIX digitalisiert Förderprozesse seit mehr als 25 Jahren. Dieses Praxiswissen ist in die Entwicklung von PROANDI eingeflossen. Die in Bonn entwickelte Software konzentriert sich auf die Funktionen und Prozessschritte, die Förderorganisationen tatsächlich benötigen – für effiziente, nachvollziehbare und revisionssichere Förderprozesse.
In diesem Beitrag erhalten Entscheider eine Zusammenfassung der Funktionen, die besonders wichtig sind.
1. Den gesamten Förderprozess digital abbilden und Medienbrüche vermeiden
Bei der Softwareauswahl liegt der Fokus häufig zunächst auf der Antragstellung und Prüfung. Für die Förderorganisation beginnt nach der Bewilligung jedoch ein weiterer wesentlicher Teil der Arbeit: Mittelabruf, Auszahlung, Änderungsanträge, Sachberichte, Verwendungsnachweise, Projektabrechnungen und mögliche Rückforderungen sollten deshalb von Anfang an berücksichtigt werden. Software für Fördermittelmanagement sollte im Idealfall den gesamten Förderprozess abdecken.
Werden Anträge zwar online eingereicht, anschließend aber Daten nach Excel übertragen, Dokumente separat abgelegt oder Entscheidungen außerhalb des Systems dokumentiert, entsteht ein Medienbruch. Meidenbrüche sind Fehlerquellen.
Von einem vollständig abgebildeten Förderprozess ohne Medienbrüche sprechen wir, wenn die folgenden Prozessschritte in einer Fördermittelmanagement-Software sicher abgewickelt werden:
- Veröffentlichung des Förderprogramms
- Antragstellung
- Prüfung
- Bewilligung
- Mittelabruf
- Auszahlung
- Änderungsantrag
- Sachbericht
- Verwendungsnachweis
- möglichen Rückforderungen
- Projektabschluss.
- Auswertungen
- Datenexport
PROANDI bildet den gesamten Förderprozess medienbruchfrei ab.
2. Flexibel anpassbare Formulare und Förderprogramme
Förderprogramme sind oft sehr individuell. Antragsberechtigung, Fördergegenstand, Kosten- und Finanzierungsplan, erforderliche Nachweise, Fristen oder Prüfkriterien können vollkommen unterschiedlich sein. Entsprechend flexibel muss eine Fördermanagement-Software sein. Formulare, Prozessschritte, Rollen, Prüfregeln, Fristen und Vorlagen müssen zum jeweiligen Förderprogramm passen. Besonders relevant wird dies, wenn sich eine Förderrichtlinie ändert oder ein neues Förderprogramm hinzukommt.
Bei PROANDI erfolgt ein großer Teil dieser Anpassungen über einen Low-Code-/No-Code-Ansatz, womit diese Anpassungen sehr einfach ohne IT-Unterstützung hergestellt werden können.
Wenn Sie mehr über Low-Code/No-Code erfahren möchten, klicken Sie hier: LINK Blogbeitrag
3. Prüfprozesse und Entscheidungswege individuell steuerbar
Nach der Antragstellung beginnt die eigentliche Arbeit für die Förderorganisation. Ein Antrag benötigt vielleicht eine fachliche Prüfung, ein anderer zusätzlich eine Finanzprüfung. Weitere Stellen können beteiligt sein, Freigaben erforderlich werden oder ein Gremium trifft die abschließende Entscheidung.
Eine geeignete Fördermanagement Software muss solche Unterschiede über konfigurierbare Prozessschritte und Zuständigkeiten abbilden können. PROANDI unterstützt beispielsweise Vollständigkeits-, Plausibilitäts- und fachliche Prüfungen sowie Entscheidungs-, Freigabe- und Gremienprozesse.
Damit entscheidet nicht die Software, wie eine Förderorganisation arbeiten muss, sondern der fachliche Prozess bestimmt den Ablauf. PROANDI ist modular aufgebaut und damit maximal an Prozess anpassbar.
4. Datenschutz & Sicherheit: Rollen und Berechtigungen klar regeln
Nicht jede Person darf jeden Antrag sehen, bearbeiten oder freigeben. Deshalb sind differenzierte Rollen und Berechtigungen eine zentrale Anforderung an Fördermittelmanagement-Software. Zugriffsrechte sollten sich beispielsweise nach Förderprogramm, Zuständigkeit, Prozessphase oder Aufgabe steuern lassen. Lese-, Bearbeitungs-, Prüf-, Freigabe- und Administrationsrechte müssen klar voneinander getrennt werden können. Ebenso wichtig sind Datenschutz und Datensicherheit: verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung, Protokollierung, Datensicherung sowie transparente Hosting- und Speicherorte.
PROANDI verbindet ein bewährtes Rollen- und Berechtigungssystem mit Softwareentwicklung in Bonn und 100 % Datenhosting in Deutschland. So behalten Förderorganisationen die Kontrolle darüber, wer auf welche Daten zugreifen und welche Aufgaben im Förderprozess übernehmen darf.
5. Nachvollziehbare Bearbeitung statt verstreuter Informationen
Ein Förderprozess läuft häufig über Monate oder Jahre. In dieser Zeit entstehen Dokumente, Rückfragen, Prüfungen, Entscheidungen und Änderungen.
Eine wichtige Funktion ist deshalb die durchgängige Dokumentation des Bearbeitungsverlaufs. Statusänderungen, Prüfergebnisse, Kommunikation und Entscheidungen sollten im jeweiligen Vorgang nachvollziehbar bleiben. PROANDI führt diese Informationen in einer strukturierten elektronischen Förderakte zusammen.
Für Mitarbeitende bedeutet das: weniger Suche in E-Mails, Ordnern und unterschiedlichen Systemen. Bearbeitungsstand, Dokumente und Informationen sind zentral verfügbar. Auch Filter- und Suchfunktionen unterstützen dabei, benötigte Informationen schneller zu finden.
6. Kommunikation direkt im Förderprozess
Rückfragen gehören zur Bearbeitung von Anträgen. Fehlende Unterlagen müssen nachgereicht, Angaben korrigiert oder zusätzliche Informationen angefordert werden. Antragstellende benötigen Möglichkeiten zur digitalen Kommunikation, zum Nachreichen von Dokumenten und zur Einsicht in Statusinformationen. Auf Seiten der Förderorganisation sollten Nachforderungen und Kommunikation nachvollziehbar beim jeweiligen Vorgang dokumentiert werden können.
Eine Fördermanagement-Software sollte diese Kommunikation möglichst eng mit dem jeweiligen Antrag verbinden.
7. Auswertungen und Controlling sichern
Eine Fördermanagement Software sollte jederzeit einen verlässlichen Überblick über Anträge, Bearbeitungsstände, Budgets und Förderungen ermöglichen. Wichtig sind Auswertungen zu Prozessphasen, bewilligten und ausgezahlten Mitteln sowie offenen Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen. Filter-, Such- und Exportfunktionen ermöglichen zudem gezielte Analysen.
Für ein leistungsfähiges Controlling sind insbesondere folgende Funktionen relevant:
- Antrags- und Prozessauswertungen: Anzahl und Status der Anträge, Bearbeitungsstände, offene Aufgaben oder laufende Prüfungen.
- Budgetübersicht: geplante, beantragte, bewilligte und ausgezahlte Mittel sowie noch verfügbare Budgets.
- Auswertungen nach Förderprogramm und Zeitraum: Daten müssen beispielsweise nach Förderprogramm, Periode oder weiteren fachlichen Kriterien gefiltert werden können.
- Überblick über Mittelabruf und Auszahlung: Welche Mittel wurden bereits abgerufen oder ausgezahlt und welche stehen noch aus?
- Förderungsverlauf: Informationen zu Bewilligung, Änderungsanträgen, Sachberichten, Verwendungsnachweisen, Rückforderungen und Projektabschluss sollten für Auswertungen verfügbar sein.
- Filter- und Suchfunktionen: Verantwortliche sollten Daten gezielt auswählen und unterschiedliche Fragestellungen untersuchen können. Personalisierte Filter-, Listen- und Suchfunktionen sind auch in den PROANDI-Unterlagen ausdrücklich vorgesehen. Proandi easy – zusammenfassung …
- Datenexport: Für weiterführende Analysen, Berichtspflichten oder die Verarbeitung in anderen Systemen müssen Daten strukturiert exportiert werden können. Auswertungen, Controlling und Datenexporte gehören zum dokumentierten PROANDI-Funktionsumfang.
Der entscheidende Vorteil liegt dabei in der gemeinsamen Datenbasis: Werden Antragstellung, Prüfung, Bewilligung, Mittelabruf, Auszahlung und Verwendungsnachweis in einem System bearbeitet, können auch die dazugehörigen Daten zusammenhängend ausgewertet werden. PROANDI hält Antragsdaten und Bearbeitungsschritte über den Förderprozess zusammen.
8. Schnittstellen zu bestehenden Systemen
Kaum eine Fördermanagement-Software arbeitet vollständig isoliert. Je nach Organisation müssen unter anderem Dokumentenmanagement, Finanzsysteme, Identitätsmanagement oder Auswertungslösungen angebunden werden. Deshalb sollte bei der Auswahl nicht nur gefragt werden, welche Funktionen die Software selbst bietet, sondern auch, wie sie sich in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt.
9. Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit
Ein digitales Förderportal soll den Zugang zu Förderangeboten erleichtern und für Chancengleichheit sorgen.
Förderorganisationen mit unterschiedlichen Zielgruppen oder internationalen Förderprogrammen benötigen eine Fördermittelmanagement-Software, die Mehrsprachigkeit nicht nur auf einzelne Informationsseiten beschränkt und Barrierefreiheit sichert.
PROANDI ist mehrsprachig und barrierefrei.
10. Zukunftsfähigkeit
Eine Fördermittelmanagement-Software sollte nicht nur heutige Anforderungen erfüllen. PROANDI ist modular aufgebaut, womit die Software nicht nur auf die Bedürfnisse von Förderorganisationen eingeht, sondern auch bei zukünftigen IT-Entwicklungen mitgeht.
Ein Beispiel dafür ist die PROANDI KI, welche von PROUNIX speziell für das Fördermittelmanagement entwickelt wurde. Sie entlastet Mitarbeitende bei Förderprozessen und bewegt sich dabei in definierten ethischen Leitplanken – die KI unterstützt, die finalen Entscheidungen bleiben beim Menschen.
Fazit: Welche Funktionen sind also wirklich entscheidend?
Bei der Auswahl einer Fördermanagement-Software sollte nicht die Anzahl der Funktionen entscheiden. Wichtiger ist, ob die Software Förderprozesse als Ganzes versteht. Eine gute Lösung bildet unterschiedliche Förderprogramme und Entscheidungswege ab, regelt Rollen und Berechtigungen, hält Bearbeitungsstände nachvollziehbar zusammen und lässt sich an neue Anforderungen anpassen.
Ein besonderer Tipp für Sie:
Für mehr Sicherheit bei der Software-Entscheidung haben wir eine umfassende Checkliste entwickelt, die Ihnen für den Prozess Klarheit gibt. Hier können Sie die Checkliste »Sichere Softwarewahl« kostenfrei herunterladen: LINK zur Anforderung
