Fördermittelmanagement Software die unterschiedliche Förderprogramme mit eigenen Zielgruppen, Richtlinien und Abläufen auf einer gemeinsamen Plattform abbilden kann, gibt es nicht oft. Dafür braucht es Flexibilität ebenso wie Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit.
Die zentrale Frage:
Wie lassen sich unterschiedliche Förderprogramme individuell abbilden, ohne jedes Mal einen neuen digitalen Prozess entwickeln zu müssen?
In diesem Blogbeitrag zeigen wir auf, wie PROANDI diese Herausforderung sicher und nachhaltig löst.
Szenario 1:
Mehrere Förderprogramme auf einer Fördermittelmanagement-Plattform
Szenario 2:
Mehrere Förderprogramme + unterschiedliche Förderorganisationen + internationale Ausrichtung auf einer Fördermittelmanagement-Plattform
Szenario 1 – mehrere Förderprogramme auf einer Plattform
Ausgangslage
Eine Förderorganisation verwaltet mehrere Förderprogramme mit unterschiedlichen Förderrichtlinien, Zielgruppen und Zuständigkeiten.
Während einige Programme ähnliche Abläufe nutzen, benötigen andere eigene Formulare, Prüfkriterien oder Entscheidungswege. Verschiedene Fachbereiche arbeiten mit der Software, externe Experten werden in Prüfprozesse eingebunden. Antragstellende sollen Anträge digital einreichen, Unterlagen nachreichen und den Bearbeitungsstand jederzeit nachvollziehen können. Gleichzeitig werden Mehrsprachigkeit, Barrierefreiheit und ein internationaler Einsatz der Lösung erwartet.
Für jedes neue Förderprogramm eine eigene Software einzuführen, ist dabei keine Option.
Herausforderung
Wie lassen sich unterschiedliche Förderprogramme flexibel abbilden, ohne für jedes Programm neue Prozesse oder eine eigene Software entwickeln zu müssen?
Die Lösung:
Förderprogramme zentral verwalten und individuell abbilden
PROANDI ist eine Fördermittelmanagement Software, mit der Förderorganisationen unterschiedliche Förderprogramme auf einer gemeinsamen Plattform digital verwalten und abwickeln können.
Von der Antragstellung über Prüfung und Bewilligung bis zu Auszahlung und Verwendungsnachweis bildet PROANDI den gesamten Förderprozess ab. Dabei können die einzelnen Förderprogramme mit ihren jeweiligen Formularen, Prüfkriterien, Rollen, Fristen und Prozessschritten individuell konfiguriert werden.
PROANDI basiert auf einer über viele Jahre gewachsenen Förderlogik, die aus der Zusammenarbeit mit großen Förderorganisationen und der Abbildung anspruchsvoller Förderprozesse gewachsen ist. Diese Erfahrung bildet die Grundlage der Software. Gleichzeitig lässt sich PROANDI maximal flexibel an unterschiedliche Förderprogramme, Abläufe und Organisationsstrukturen anpassen. So können sowohl kleinere Förderorganisationen als auch Organisationen mit umfangreichen und komplexen Förderprozessen ihre jeweiligen Anforderungen in einer gemeinsamen Software abbilden. Mit PROANDI entsteht kein starres Einheitssystem.
Gemeinsam ist die Plattform. Individuell ist die Förderlogik.
Einrichtung: Von der Förderrichtlinie zum digitalen Förderprozess
Ein neues Förderprogramm beginnt mit seinen fachlichen Anforderungen.
- Wer kann einen Antrag stellen?
- Welche Angaben und Dokumente werden benötigt?
- Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
- Wer prüft den Antrag?
- Welche Prüfschritte sind notwendig?
- Wer darf eine Entscheidung treffen?
- Welche Fristen gelten?
- Welche Dokumente entstehen?
Diese Anforderungen werden in der Fördermittelmanagement-Software PROANDI in einen digitalen Workflow übersetzt.
Dank des Low-Code-/No-Code-Ansatzes können auch Mitarbeitende ohne tiefgehende IT- oder Programmierkenntnisse viele fachliche Anpassungen selbst vornehmen. Formulare, Prozessschritte, Rollen, Prüfregeln, Fristen oder Vorlagen lassen sich über die Konfiguration an neue Anforderungen anpassen. Nur bei besonderen Funktionen, komplexen Berechnungen oder speziellen Schnittstellen kann eine ergänzende Individualentwicklung durch PROUNIX erforderlich sein.
Weitere Informationen zu Low-code/No-Code gibt es in einem gesonderten Blogbeitrag: Hier klicken und mehr erfahren.
Jedes Förderprogramm bekommt sein passendes Verfahren
Antragstellende greifen über das browserbasierte PROANDI‑Förderportal auf das jeweilige Förderangebot zu.
Das Formular folgt den Anforderungen des Förderprogramms.
Die fachlichen Anforderungen eines Förderprogramms bestimmen, welche Fördermittelmanagement Software geeignet ist und wie Antragstellung sowie Förderprozess aufgebaut werden. Dazu gehören beispielsweise die Antragsberechtigung, förderfähige Vorhaben und Kosten, Förderhöhe oder Fördersätze, einzuhaltende Fristen sowie erforderliche Nachweise und Dokumente. Auf dieser Grundlage werden Formulare, Pflichtfelder, Prüfregeln und Prozessschritte gestaltet.
PROANDI ist die Fördermittelmanagement Software, die diese unterschiedlichen Anforderungen innerhalb einer gemeinsamen Plattform individuell sicher abbildet.
Prüfung: Jeder Antrag folgt dem passenden Prüfprozess
Mit der Antragstellung beginnt die interne Bearbeitung. Wie ein Antrag geprüft wird, richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Förderprogramms. Während bei einem Förderprogramm eine fachliche Prüfung ausreicht, kann ein anderes zusätzlich eine Finanzprüfung, weitere Freigaben oder die Entscheidung eines Gremiums vorsehen. Auch externe Stellen lassen sich bei Bedarf in einzelne Prozessschritte einbinden.
Die Fördermittelamangement Software PROANDI bildet dafür unterschiedliche Rollen, Zuständigkeiten und Berechtigungen ab. Lese-, Bearbeitungs-, Prüf-, Freigabe- und Administrationsrechte können voneinander getrennt werden. So ist klar geregelt, was geprüft werden muss, wer für den jeweiligen Schritt zuständig ist und wer eine Entscheidung treffen oder freigeben darf.
Nach der Bewilligung: Der Förderprozess geht weiter
Nach der Bewilligung folgen je nach Förderprogramm weitere Prozessphasen:
- Auszahlung
- Mittelabruf
- Änderungsanträge
- Sachberichte
- Verwendungsnachweise
- Prüfung der Projektabrechnung
- mögliche Rückforderungen
- und schließlich der Projektabschluss.
PROANDI ist darauf ausgelegt, diese Prozessphasen innerhalb derselben Plattform abzubilden. Dadurch bleiben Informationen und Bearbeitungsstände über den gesamten Förderprozess hinweg zusammen.
Aus digitaler Antragstellung wird digitale Fördermittelverwaltung – dank der Fördermittelmanagement Software PROANDI .
Neue Förderprogramme selbst konfigurieren
Besonders interessant wird der Use Case, wenn die Förderorganisation regelmäßig neue Förderprogramme auflegt oder bestehende verändert. Geschulte Fachadministrierende können abhängig vom jeweiligen Berechtigungsmodell einfache Inhalte selbst pflegen: Förderprogramme und Förderzeiträume, Formulare, Felder und Hilfetexte, Pflichtfelder, Wertelisten, einfache Prüfregeln, Prozessschritte, Rollen, Zuständigkeiten und Fristen. Für diesen Zweck hat PROUNIX ein Schulungsangebot.
Die Fachlichkeit bleibt damit näher bei den Menschen, die das Förderprogramm kennen.
Externe Stellen anbinden
Komplexe Förderstrukturen enden häufig nicht an der Grenze der eigenen Organisation. Im beschriebenen Szenario können beispielsweise Zentralstellen oder andere Beteiligte in einen Förderprozess eingebunden werden. Sie können – abhängig vom jeweiligen Verfahren – Anträge einsehen, Antragstellende beraten, Unterlagen vorprüfen, Korrekturen anfordern, Stellungnahmen erfassen oder an der Prüfung von Nachweisen mitwirken. Ihre Berechtigungen werden dabei auf den jeweiligen Zuständigkeitsbereich begrenzt.
Damit lässt sich auch ein mehrstufiges Förderverfahren in einem gemeinsamen digitalen Prozess mit der Fördermittelmanagement Software PROANDI organisieren.
Szenario 2: Eine Plattform – mehrere Förderprogramme plus internationale Organisationen
Ausgangslage
Eine international tätige Förderorganisation verwaltet gemeinsam mit mehreren Partnerorganisationen Förderprogramme in verschiedenen Ländern. Die Programme verfolgen ähnliche Förderziele und sollen auf einer gemeinsamen Plattform verwaltet werden. Gleichzeitig arbeiten die beteiligten Organisationen eigenständig und bringen unterschiedliche Anforderungen mit.
So können sich beispielsweise Förderrichtlinien, Formulare, Fördersätze, Prüfprozesse und Zuständigkeiten von Land zu Land unterscheiden. Antragstellende benötigen das Förderportal in unterschiedlichen Sprachen. Dokumente und Kommunikation müssen entsprechend bereitgestellt werden. Gleichzeitig darf eine Partnerorganisation nur auf die Anträge und Informationen zugreifen, für die sie zuständig ist.
Herausforderung
Sie besteht darin, mit einer Fördermittelmanagement Software eine gemeinsame technische Grundlage zu schaffen, ohne die individuellen Anforderungen der einzelnen Organisationen und Förderprogramme zu vereinheitlichen. Gemeinsame Prozesse sollen möglichst zentral genutzt werden, während Sprachen, Rollen, Formulare, Workflows und Dokumentvorlagen individuell abbildbar bleiben. Genau diese Kombination aus gemeinsamer Basis und organisationsspezifischer Ausprägung ist im beschriebenen Plattformmodell vorgesehen.
Die Lösung:
Gemeinsame Basis in PROANDI plus eigene Instanzen mit individueller Ausprägung
PROANDI ermöglicht es, mehrere rechtlich oder organisatorisch eigenständige Förderorganisationen auf einer gemeinsamen technischen Grundlage abzubilden. Dabei müssen nicht alle Organisationen nach denselben Regeln oder mit identischen Förderprozessen arbeiten. Die Plattform verbindet gemeinsame Strukturen mit individuellen Ausprägungen für die einzelnen Förderorganisationen.
So können beispielsweise grundlegende Datenstrukturen, Rollen, Prozessbausteine, Bedienkonzepte und technische Komponenten gemeinsam genutzt werden. Darauf aufbauend kann jede Förderorganisation ihre eigenen Förderprogramme, Formulare, Fördersätze, Workflows, Sprachen, Begriffe und Dokumentvorlagen abbilden.
Das ist insbesondere für Organisationen interessant, die länderübergreifend arbeiten, mehrere rechtlich eigenständige Einheiten einbinden oder eine gemeinsame Förderplattform für verschiedene Organisationen bereitstellen möchten. Statt für jede Organisation eine vollständig separate Lösung aufzubauen, entsteht eine gemeinsame technische Basis. Die jeweiligen fachlichen Anforderungen, Zuständigkeiten und Förderprozesse bleiben dennoch erhalten.
Auch die notwendige Trennung der Organisationen kann berücksichtigt werden. Abhängig von den Anforderungen an Datenschutz, Datentrennung und Administration sind getrennte organisatorische Bereiche innerhalb einer gemeinsamen technischen Grundlage oder eigenständige PROANDI-Instanzen möglich. Welches Modell geeignet ist, richtet sich unter anderem nach den datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten, dem erforderlichen Grad der Datentrennung sowie gemeinsamen oder getrennten Administrationsaufgaben.
Mehrsprachig und barrierefrei zugänglich
Gerade bei internationalen Förderprogrammen spielt der Zugang für Antragstellende eine wichtige Rolle. PROANDI unterstützt deshalb die mehrsprachige Abbildung von Benutzeroberflächen, Informationen zu Förderprogrammen, Formularen, Hilfetexten, Status- und Prozessbezeichnungen sowie Kommunikations- und Dokumentvorlagen.
Gleichzeitig ist PROANDI auf eine barrierefreie Nutzung ausgerichtet. Damit können Förderangebote für unterschiedliche Zielgruppen möglichst einfach zugänglich gemacht werden. Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit schaffen so die Voraussetzung dafür, dass eine gemeinsame Plattform von Antragstellenden aus unterschiedlichen Ländern und mit unterschiedlichen Voraussetzungen genutzt werden kann.
Über das Rollen- und Berechtigungskonzept lässt sich zusätzlich steuern, wer auf welche Informationen und Anträge zugreifen und welche Aufgaben übernehmen darf. Zugriffsrechte können beispielsweise nach Förderorganisation, Förderprogramm, organisatorischer Zuständigkeit, Prozessphase oder Aufgabe differenziert werden.
Das Ergebnis:
Eine gemeinsame technische Plattform schafft Standards dort, wo sie sinnvoll sind – und lässt jeder Förderorganisation die notwendige Freiheit für ihre eigenen Förderprogramme und Förderprozesse.
Eine Plattform. Mehrere Förderorganisationen. Eigene Förderprozesse.
FAZIT
PROANDI verbindet eine über viele Jahre gewachsene Förderlogik mit einer maximal modularen und anpassbaren Software. Unterschiedliche Förderprogramme, Rollen, Prüfprozesse und Prozessphasen lassen sich ebenso abbilden wie mehrere Organisationen und internationale Strukturen. Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit sorgen dafür, dass Förderangebote für unterschiedliche Zielgruppen zugänglich bleiben.
Gleichzeitig berücksichtigt PROANDI die hohen Anforderungen an Sicherheit:
- 100 % Datenhosting in Deutschland
- BSI-konforme Infrastruktur
- souveräne Software
- PROANDI KI mit ethischen Leitplanken
Das Ergebnis ist eine Fördermittelmanagement Software, die mit den Anforderungen einer Förderorganisation mitwachsen kann – sicher, flexibel und auf Förderprozesse spezialisiert.
