PROANDI im Einsatz: Effizientes Antragsmanagement bei der Stadt Magdeburg
Digitalisierung der Kulturförderung der Landeshauptstadt Magdeburg – ein Leuchtturmprojekt mit PROUNIX
Projektteilnehmer
Im Zentrum dieses Projekts steht die Landeshauptstadt Magdeburg, genauer der Fachbereich 42 „Kunst und Kultur“. Ziel war es, die gesamte Verwaltung der Kulturfördermittel effizienter, moderner und benutzerfreundlicher zu gestalten. Partner für die Umsetzung wurde die auf digitales Fördermanagement spezialisierte PROUNIX GmbH mit ihrer Plattform PROANDI solution. Das Hosting erfolgt über den renommierten, ISO-zertifizierten Dienstleister Claranet.
Ausgangslage
Das Kulturförderverfahren in Magdeburg war bislang stark papierbasiert, aufwendig und für Antragstellende wie Verwaltungsmitarbeitende nicht mehr zeitgemäß. Jeder Antrag durchlief einen Prozess von durchschnittlich drei Jahren: von der Antragstellung, über Bewilligung und Projektbegleitung bis zur Prüfung der Verwendungsnachweise. Hinzu kamen unterschiedliche Anforderungen, umfangreiche Finanzierungspläne und individuelle Änderungswünsche während der Projektlaufzeit.
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Herausforderung, Bedarf und Anforderungen an PROUNIX
Die Herausforderung bestand in der vollständigen Digitalisierung dieses komplexen, mehrstufigen Prozesses – unter Berücksichtigung von rechtlichen, organisatorischen und nutzerorientierten Anforderungen:
- Eine barrierefreie und benutzerfreundliche Oberfläche für Antragsteller:innen
- Automatisierte Prüfmechanismen (z. B. für Vollständigkeit, Plausibilität, Finanzierungsstruktur) für eine höhere Eingangsqualität der Anträge
- Sichere Upload-Funktion für sensible Dokumente wie Satzungen oder Freistellungsbescheide
- Flexibilität bei Änderungsmitteilungen, Mittelabrufen, Nachweisen etc.
- Ein durchdachtes Rollen- und Rechtemanagement für die interne Verwaltung
- Eine zentrale Übersicht und Archivierung für Transparenz und Revisionssicherheit
Zudem sollten spezifische Wünsche der Stadt Magdeburg berücksichtigt werden, etwa die Anpassung der Benutzeroberfläche an das Corporate Design der Stadt Magdeburg und eine individuelle Formularstruktur für den Förderbereich Kultur.
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Die Lösung: PROANDI von PROUNIX
PROUNIX überzeugte mit PROANDI, einer modular aufgebauten, webbasierten Plattform für digitales Antrags- und Fördermanagement. Die Stadt entschied sich bewusst für diese Lösung, weil Magdeburg inhaltliche und formale Sonderwünsche hatte, die mit PROANDI leicht umgesetzt wurden.
PROANDI erfüllt nicht nur alle funktionalen Anforderungen: Die Plattform ist von geschulten Personen in der IT-Administration individuell anpassbar, sodass Formularänderungen eigenständig intern vorgenommen werden können. Zusätzlich hat die Stadt Magdeburg die Möglichkeit, dass weitere Fachbereiche die Plattform nutzen können, ohne dass Daten von anderen Abteilungen einsehbar sind (Stichwort: Nachnutzung).
Mit Blick in die Zukunft war es für das Land Sachsen-Anhalt wichtig, dass auch weitere Kommunen die Möglichkeit erhalten, den Einsatz von PROANDI für ihre Verwaltung zu prüfen. Für diese Prüfung stellt die PROUNIX einen kostenfreien Server zur Verfügung, sodass sich kommunale Entscheider ein umfassendes Bild von PROANDI in der Verwaltungsanwendung machen können.
Mit PROANDI wurde für die Stadt Magdeburg eine Plattform geschaffen, die die Förderprozesse sicher abbildet – maßgeschneidert, effizient und revisionssicher.
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NACHNUTZUNG
Entdecken Sie, wie PROANDI fachbereichsübergreifend wirkt – wir begleiten Sie und stellen Ihnen gerne einen Testaccount bereit.
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Die Vorteile von PROANDI
- Antragstellung, Änderungsanträge, Mittelabrufe, Nachweise – alles online, ohne Medienbrüche
- Barrierefreies Design (Level AA) mit Online-Formularen, die auch mobil nutzbar sind
- Automatische Validierungen und Erinnerungen (z. B. zur Abgabefrist)
- Bescheid-Erstellung per Vorlagen
- Übersichten, Filterfunktionen und Protokolle für hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- Rechtemanagement für verschiedene Rollen und Ämter = nutzbar in verschiedenen Abteilungen, mit der Sicherheit, dass Daten abteilungsintern bleiben
- Sicherer, DSGVO-konformer Betrieb mit umfassendem Lösch- und Archivkonzept
- souveräne Software – entwickelt von PROUNIX in Bonn
Ausbaufähig, sodass auch weitere Fachbereiche die Möglichkeit haben, mit PROANDI ihre Anträge zu digitalisieren.
Datensicherheit und Hosting – BSI-konforme Infrastruktur
Das Hosting der Plattform erfolgt über Claranet, einen deutschen Anbieter mit höchsten Sicherheitsstandards. Das Rechenzentrum ist nach internationalen Normen wie ISO/IEC 27001, 27017, 27018 sowie IDW PS 951 zertifiziert. Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert. Das rund um die Uhr aktive Monitoring-System sorgt für ständige Überwachung der Systemverfügbarkeit – Ausfälle werden innerhalb von Minuten erkannt und behoben.
Zusätzlich garantiert PROUNIX den Kunden durch klare Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung und umfassende Datenschutzkonzepte ein Höchstmaß an Sicherheit und Verlässlichkeit.
Fazit: Ein Modell für andere Kommunen
Magdeburg hat mit PROUNIX nicht nur eine leistungsfähige Software erhalten, sondern einen echten Projektpartner auf Augenhöhe gefunden. Die enge Zusammenarbeit, die hohe Fachkompetenz von PROUNIX und die flexible Anpassbarkeit der Plattform machten es möglich, aus einem komplexen Verfahren einen zukunftsorientierten, digitalen Prozess zu formen – effizient, sicher und anwenderfreundlich.
Für Kommunen mit ähnlichen Herausforderungen ist das Projekt Magdeburg ein starkes Beispiel: Mit dem richtigen Partner gelingt Digitalisierung – maßgeschneidert, sicher und menschlich nah.
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